Dar El Gran Salto: Contratando Al Primer Empleado

La contratación del primer empleado es un momento icónico en la vida de un emprendimiento. Suele significar que para un emprendedor ha llegado el tiempo de delegar parte de las funciones que antes asumía en una tercera persona, lo que le permitirá (entre otras cosas) enfocarse en el crecimiento y en la innovación constante. Es también una decisión que impacta directamente en la estructura legal, financiera y operativa de cualquier negocio, y muchas veces puede verse diezmado por errores muy comunes que hacen que la experiencia de emplear a otra persona no resulten satisfactorias.

Esrtás contratando al primer empleado, sin duda es algo empcionante, pero también marca una transición legal fundamental: usted deja de ser solo un emprendedor y se convierte en un empleador. Este cambio activa automáticamente un conjunto de responsabilidades que van más allá del simple pago de un salario. En nuestra jurisdicción, esto implica el cumplimiento de normativas laborales relativas a horarios, vacaciones, décimo tercer mes, liquidaciones y, crucialmente, las obligaciones de seguridad social y fiscales. Ignorar estas obligaciones iniciales es un error común que puede generar contingencias legales costosas y difíciles de revertir a medida que la empresa crece.

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Definir la Relación a través de un Contrato

Antes de buscar un candidato, es vital definir el rol que se está buscando con precisión. Es fundamental hacerse la pregunta: ¿Necesito un empleado a tiempo completo, un trabajador temporal o quizás un consultor independiente? La clasificación legal de la relación puede darse como empleado (relación laboral) o como servicios profesionales (relación civil) dependiendo puntualmente de las carácterísitcas con las que se pretende llevar la relación. Esto es fundamental, pues determina el marco regulatorio y fiscal aplicable. Un error en la clasificación puede llevar a la reclasificación forzosa por parte de las autoridades o los tribunales, con el consecuente pago retroactivo de beneficios y multas. Para el primer empleado, el contrato de trabajo indefinido o a término fijo debe redactarse con claridad, detallando los datos generales de las partes, la jornada laboral, las funciones, el lugar de trabajo, el salario, así como otras cuestiones legales importantes, como las relativas a las cláusulas de confidencialidad o la titularidad de la Propiedad Intelectual que el empleado pueda generar.

Mucho se suele comentar sobre las relaciones por Servicios Profesionales, existiendo incluso personas que alegan su uso de formas poco ortodoxas frente a las realidades plasmadas en la legislación laboral panameña. En nuestro mercado laboral se ha vuelto usual su uso incorrecto por parte de los empleadores, pretendiendo enmascarar relaciones laborales a través del uso de esta figura, lo cual suele representar más bien un riesgo potencial para las empresas, pues su uso resulta inefectivo para tales fines toda vez que la ley es clara y los tribunales han de interpretarla y aplicarla: las empresas quedan siendo demandadas, y pierden estos juicios, lo cual eventualmente representa costos y gastos no contemplados que pudieron evitarse. Esto afecta especialmente a los emprendedores y pequeñas empresas. Por tales motivos resulta tan relevante definir correctamente la relación a través de un contrato redactador de manera profesional y a la medida.

El Código de Trabajo panameño nos dice que se asumirá que existe una relación laboral entre partes reconocidas como empleador (empresario o emprendedor) y empleado (trabajador) por la mera la existencia de la subordinación jurídica y dependencia económica. Si la persona presta un servicio bajo su dirección, con sus horarios e instrucciones, la ley presumirá una relación de trabajo, independientemente de lo que diga el contrato, o de que no exista un contrato escrito, sino un acuerdo verbal. Esta presunción es particularmente fuerte si existe dependencia económica del trabajador hacia la empresa. Asegurarse de que el primer contrato refleje la naturaleza real de la relación, ya sea laboral o de servicios profesionales, es la primera defensa contra litigios futuros y reclamos de beneficios sociales retroactivos.

Obligaciones Fiscales y con la Caja de Seguro Social

La formalización de la contratación impulsa al emprendedor a asumir un rol dual de gran responsabilidad: además de pagar el salario, se convierte en un agente de retención y contribución directa ante el Estado. La Caja de Seguro Social (CSS) exige la inscripción inmediata del empleado y de la empresa, lo que conlleva la obligación ineludible de descontar las cuotas correspondientes del salario del trabajador (para fondos de enfermedad, maternidad y riesgos profesionales) y, fundamentalmente, de aportar la cuota patronal (que es la más sustancial) a dichos sistemas. De igual forma, el empleador debe actuar como agente retenedor del Impuesto sobre la Renta (ISR) del empleado si su salario excede los mínimos exentos. No realizar estos pagos y reportes puntuales y precisos ante la CSS y la Dirección General de Ingresos (DGI) constituye una falta grave que acumula recargos, intereses y multas, impactando severamente la viabilidad fiscal y financiera de la pequeña empresa y pudiendo limitar su acceso a contratos o licitaciones futuras.

La Importancia de estar bien asesorado

Como asesor legal para emprendedores en distintos rubros e industrias he podido observar de primera mano las complicaciones que surgen producto de no tomar medidas correctas en la contratación laboral. Siempre se debe tener una estrategia legal que permita mitigar riesgos a futuro en esta materia, como lo son las demandas por despido injustificado. El lector debe tener en cuenta que la falta de un contrato no quiere decir que se presuma la inexistencia de una relación laboral, sino todo lo contrario. El Derecho Laboral consta de un principio llamado “in dubio pro operario” que significa que la ley es mas favorable al trabajador. La ley laboral entonces reconoce que puede existir una relación laboral al darse las condiciones de subordinación jurídica y dependencia económica de la persona que se presume trabajadora en cuanto a la relación que mantenían con quien se presume empleador. En pocas palabras, esto quiere decir que la falta de un contrato realmente perjudica a la parte empleadora, puesto que el contrato realmente es una medida que tiene a su favor para establecer las reglas de dicha relación laboral (claro que de acuerdo a la ley). La falta de contrato tiende a perjudicar tremendamente a los empleadores cuando se ven demandadas en la esfera judicial, quienes muchas veces creen que por no haber firmado contrato van a lograr resultados positivos ante los jueces. La realidad es que terminan gastando mucho más en costos legales, lo cuall perjudica enormemente la planificación financiera de su negocio.

Vemos también la importancia de tener un contrato al momento de establecer relaciones profesionales con una persona. Les diría que en estos casos es aún más importante establecer reglas claras para la relación comercial, puesto que resulta imperativo para diferenciarla de una relación laboral. Muchos casos se han visto en nuestra jurisdicción sobre supuestos profesionales contratados bajo el esquema de servicios profesionales, que terminan siendo comprobadas relaciones de trabajo, y que terminan generando una serie de obligaciones en función de los derechos laborales correspondientes. La planificación estratégica sobre estas cuestiones legales es fundamental para todo emprendedor que incorpora a cualquier persona a su negocio, bajo cualquier esquema pretendido. Los contratos deben tener clausulas claras y precisas para marcar diferencias sustanciales y prevenir situaciones no deseadas.

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